（修订稿）
（经2022年6月15日协会二届二次理事会议表决通过）
第一章 总则
第一条 为规范中国古籍保护协会的财务管理工作，确保各项财经法规政策贯彻执行，加强财务内部控制，特制定本办法。
第二条 中国古籍保护协会为非营利性社会团体，执行《民间非营利组织会计制度》。
第三条 社会团体法定代表人对社团财务管理工作有领导、组织、检查的责任，支持财务部门实施财务管理、控制与监督。
第四条 中国古籍保护协会的监管单位为国家图书馆。中国古籍保护协会的任何对外投资、出借资金或资产、对外担保等重大财务事项必须经其监管单位批准后方可实施。
第二章 机构和人员设置
第五条 设立财务部作为财务会计机构。财务部履行财务管理和会计核算的职责，如实反映财务状况，做好财务的计划、控制、核算、分析和考核工作，依法计算缴纳国家税收，并接受税务、统计部门和上级主管单位审计、检查和监督，负责财务软件的运行维护和安全，确保相应财务数据的安全性和正确性。
第六条 财务部设置会计和出纳岗位，明确会计和出纳岗位的职责权限，出纳岗位人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的记账工作，确保不相容岗位相互分离、制约和监督。
第七条 财务人员应自觉执行《会计法》，遵守财经纪律，执行上级有关规定和财务管理办法。财务人员应做到廉洁奉公，严禁营私舞弊，严格遵守经济信息的保密规定。
第八条 会计人员因工作变动或离职，必须将本人所经管的会计工作全部移交给接替人员。会计人员办理交接手续，必须在财务部负责人或会计主管的监督下与接管人员办理交接手续。
第三章 预算管理
第九条 为有效地促进各项经营活动，防范经营风险，在社团内部对经营活动实施预算管理。
第十条 预算的编制
（一）预算的编制依据：国家有关法规政策和财务政策；业务状况和发展目标、年度业务管理计划等。
（二）预算的编制时间：各部门应于每年年初开始编制本年度财务预算，将部门预算上报到办公室和财务部，办公室和财务部审核汇总，经协会负责人审核后上报，由馆方审批后再批复至各部门。
第十一条 预算的执行和调整
各部门按照批准后的年度预算执行，遇到业务调整或特殊原因等需要调整预算的，应及时进行调整。财务部和办公室负责监督检查预算的执行，定期提交预算执行情况的书面报告，年终考核各部门的预算执行情况。
第四章 采购和合同管理
第十二条 协会应当加强采购管理。
协会应当充分了解和掌握供应商的信誉、供货能力等有关情况，对于实施大额采购，应采取由采购、使用、财务等部门共同参与的询价、招标等程序，并按规定的程序确定供应商。采购标的到位后应组织采购验收,验收报告作为支出报账的附件。
第十三条 资金收支3万元以上的项目须签订合同。合同由项目承办部门起草，由协会法定代表人或其授权代表签字并加盖单位公章。
第十四条 合同承办部门的主要职责：
1．负责合同签订前的市场调查和资信审查，负责合同起草。
2．负责所承办合同的呈报、审批，以及执行过程中的进度控制、进度付款、项目验收、合同款结算等业务。
3．负责将合同有效期内发生的问题与争议情况及时向协会秘书长和法定代表人汇报，并参与争议的处理。
第十五条 合同审批及订立的基本程序
1．合同初稿起草后，应由律师审核意见。
2．合同由承办部门、相关部门负责人审核后，财务部门对合同中的财务事项进行审核，最后报协会秘书长和法定代表人审批。
3．合同由法定代表人或法定代表人的授权代表签署后盖章。
4．承办人应及时将签订完成的合同（纸质文本）原件送合同管理部门（办公室）备案；合同结算时应向财务部提交合同原件。
5．如合同条款发生变更或达成合同解除协议的，应重新按审批流程审批并及时将重新审批的相关文件送合同管理部门（办公室）及财务部重新备案。
在审批流程中，如有律师审核意见及相关部门会签提出的修改意见，合同须返回原承办部门，由承办部门进行明确响应后，方可继续进行合同审批程序。
第十六条 合同文本的主要内容
合同文本一般应包括以下条款：合同双方的名称或姓名、单位地址、合同标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等。合同文本内容应符合《中华人民共和国合同法》等相关法律法规的规定。
第十七条 合同签订份数
所签订的经济合同，协会方应持有不少于两份正本原件，包括合同主管部门（办公室）备存一份（应为正本原件），财务报账入财务账一份（应为正本原件）。
其他情况下根据项目实际需要增加合同份数。
第十八条 合同的执行
合同承办部门作为协会方代表，负责在合同执行过程中与其他合同当事人进行的组织、协调、监督等工作。合同承办部门应定期对合同的履行情况进行检查，定期向协会秘书长、法定代表人报告本部门合同执行情况。对因故造成合同未按约定进度执行的，合同承办部门应进行合同督办，延期超过三个月的，由合同承办部门将合同实际执行情况，向协会负责人书面报告。
在合同履行过程中，确实需要变更合同条款或解除合同时，合同承办部门应保证所做的合同条款变更或解除合同的行为符合相关法律法规规定，并充分考虑到协会利益，在此前提下，制定原合同的补充合同或合同解除协议，并按照合同审批流程提交，经协会秘书长或法定代表人审批。
第十九条 合同的结算
在符合合同约定进度安排的情况下，经合同承办部门及其他相关部门对合同进度款付款相关文件审核确认后，合同承办部门持合同进度款付款相关文件，报财务部办理合同进度付款事宜。
财务人员根据合同条款，审核经合同承办部门及其他相关部门或技术人员签署验收意见的合同进度款付款相关文件，审核无误后进行付款。与合同条款不符或合同进度验收未通过，财务人员应拒绝付款。
第五章 收入管理
第二十条 本章所述收入包括收取的会费、资料费、会议费、广告费、培训费、政府补助收入、销售收入以及存款利息等各项收入。
第二十一条 交款人应完整填制送款凭证，附内部收据记账联、发票记账联、相关合同等有效附件，及时将款项交出纳入账，禁止截留收入等违规行为。
第二十二条 收款流程：
（一）开具发票的送款流程
出纳应向交款人开具相应的内部收据，发票管理员按照相应的内部收据及时开具发票，且在内部收据存根联处盖“发票已开具”章；出纳填制送款簿（附内部收据记账联，发票记账联，且内部收据记账联需对应粘在发票记账联后面，相关合同等有效附件），及时将原始凭证交至财务处会计主管。
（二）不需开具发票的送款流程
出纳应向交款人开具相应的内部收据，出纳填制送款簿（附内部收据记账联，相关合同等有效附件），及时将原始凭证交至财务处会计主管。
注：无论交款人是否需要开具发票，出纳均应开具内部收据留存，送款时将内部收据记账联作为送款凭证附件。每本内部收据使用完毕后，需到财务处办理票据核销手续。
第六章 支出管理
第二十三条 支出审批权限
协会所有的货币资金支出应经协会秘书长、主管馆长及协会法定代表人按照审批权限签字审批，并由指定的财务人员审核无误后，出纳方可付款。
协会秘书长因出差等原因不能及时签批的，可由协会秘书长授权协会副秘书长代为批准；主管馆长、协会法定代表人因出差等原因不能及时签批的，经办人电话请示主管馆长、协会法定代表人；待相关签批人员外出归来后，相关人员应及时补办签批手续。
第二十四条 货币资金支出的几种情况和审批管理
预借款
如经办人员未取得有效报销凭证或因出差等事项需提前预借款项或按照合同预付相关款项，则需办理资金的预借款手续。
1.现金领用人填写“预借款单”办理现金借款手续。
2.预计10天内能取得报销凭据的，承办人应填写“中国古籍保护协会支票领用单”， 协会秘书长签字后领用支票。
3.预计10天内不能取得报销凭据的，承办人如需领用支票，应填写“中国古籍保护协会借款单”，办理借款手续。
日常政府常规性支出，如税费等，可省略协会秘书长、主管单位主管馆长及协会法人签批程序，直接按发生金额入账即可。
支票使用后，三天之内要到财务部办理核销预借款和报销手续。借款人应一个月内持有效报销凭证及时清理所借款项，清理已借支款项后方可再次申请借款；借款情况按业务需要允许跨月结算，但不允许跨年度结算。
报销
报销审批权限：
1.金额在1万元以下（含1万万元）的支出由协会秘书长签批后方可报销。
2.金额在1万元以上5万元以下（含5万元）的支出.除履行以上报批手续外须由主管馆长签批后方可报销。
3.金额在5万元以上的支出，除履行以上报批手续外须由协会法人签批后方可报销。
报账时应根据经济事项的性质附以下附件：
1.符合税务规定的正规发票。
2.支出明细清单。
3.相关报批文件。
4.有效合同复印件。
5.验收报告等相关证明文件。
6.其它证明支出合理性的有效附件。
报销流程：
经办人取得了完整的报销凭证附件，应完整填写报销凭单（包括报账清单、差旅费报销单、劳务费申请单、工资申请单等），按照财务规定履行签字程序，出纳检查单据签字完整后盖章，出纳整理单据交财务部会计审核，进行付款。
报销凭单的填制要真实及时，不涂改、挖补，内容完整，不可缺漏或含糊不清，有关人员的签章必须齐全。财务人员应认真审核每项业务的合法性、真实性、手续完整性和资料的准确性。
第二十五条 差旅费管理
适用范围：员工因公出差期间发生的各种交通工具费及附加费用、住宿费等。
因公出差事项的审批权限，坚持业务对口分头把关，协会负责人批准的原则。所有出差人员，都应由协会负责人批准，方可外出执行因公出差任务。
有出差任务的部门负责人应严格控制出差人数和天数，出差人员应主动选择经济便捷合理的出差路线及交通工具。
（一）出差人员可乘坐火车和高铁。对于路途较远的省份如新疆、青海、西藏、云南、贵州、四川、重庆、广东、广西、福建、海南等，经事前申请，报协会负责人批准后，可乘坐飞机普通舱（经济舱）。当多种交通工具可供选择时，出差人员应优先选择较为经济的交通工具。民航机场管理建设费和航空旅客人身意外伤害保险费，凭据报销。
（二） 住宿费：按每人每天350元标准以下凭据报销。出差人员无住宿费发票，不予报销住宿费。
（三）参加会议等的差旅费：
工作人员外出参加会议，必须有会议通知。出差人员凭会议通知，经协会负责人审批后，到财务部办理借款手续。出席各种业务培训会、经验交流会、学术研讨会等，差旅费应持真实合法有效的票据据实报销，与差旅内容无关的票据，不予支付，如有超额报支，一律不予报销。
第二十六条 招待费管理
招待费是指为生产、经营等业务的合理需要而发生的对外交际、招待费用，包括招待用餐、安排酒店住宿等。
员工支出业务招待费必须事前申请，写明招待事项及预借款额度，事前须经协会负责人同意后财务方可付款。所有未经事先批准的招待费，一律由员工个人承担。
第七章 货币资金支出管理
第二十七条 本章所称货币资金是指现金及银行存款。所指货币资金支出管理是指货币资金支出的各环节，主要包括支票的签发、现金的支付、票据的开具等。
第二十八条 货币资金管理应实行钱账分离、钱票分离、票章分管的内部牵制制度，按其管理环节及责任人可分为出纳人员、会计主管、财务处负责人。
办理现金支付，必须有经手人、协会负责人的联签。会计审核人员必须认真、详细审查原始凭证的合法性、真实性、准确性及审批手续的完整性，对不符合规定的原始凭证不予办理。出纳人员不得以未审核的原始凭证作为付款依据，坚持应当面点清一切现金，核查现钞真伪，防止差错或造成损失。
出纳人员收付现金，严禁白条抵库和任意挪用现金；存取现金要有严格的安全防范措施，金额过大时需由办公室派专人或专车协助，以保障现金管理的安全。
第二十九条 执行国家有关银行支付结算办法、现金管理条例的有关规定，严格控制现金使用范围：临时工工资；个人劳务报酬；根据国家规定办法给个人的科学技术、文化艺术等各种奖金；各种福利费用以及国家规定的对个人的其他支出；出差人员必须携带的差旅费；1000元以下的零星支出；需要支付现金的其他支出。
库存现金每天必须保持在规定的限额(20000元)之内,超过限额的部分应送存银行。
第三十条 现金的清查盘点
出纳人员要保证现金管理安全，现金账要做到日清月结，账账相符，账实相符，如发现不符要及时查明原因。
定期对库存现金进行盘点，盘点金额与现金日记账余额进行核对，如有差异，应查明原因，作出记录，及时处理。
第三十一条 严格银行账户管理，依法开立账户，办理存款、取款和结算。
第三十二条 支票的收付管理
出纳人员收到支票时，应认真审核其合法性和有效性，及时进账或办理托收，防止票据遗失给公司造成损失。
各部门需要支票时，须注明用途、限额、经手人等，经审批后方可领取支票，并办理领用登记手续，每次不得超过两张。
支票领出后，由领用人负责保管，如发生遗失，造成经济损失，由领用人负责赔偿。支票使用后，三天之内要到财务部办理结账手续。
出纳人员不得签发空白支票，必须注明支付最高限额或据实填写。
第三十三条 银行对账管理
出纳人员及时登记银行日记账；会计应定期与银行对账单核对，每月至少核对一次，编制“银行存款余额调节表”，使银行存款账面余额与银行对账单调节相符，如调节不符，应查明原因，及时处理。
第三十四条 票据及印章的管理
加强与货币资金相关的票据管理，明确支票等各种票据的购买、保管、领用、背书转让、注销等环节的职责权限和程序，并专设登记簿进行记录，防止空白票据的遗失和被盗用。
财务专用章和法定代表人名章，分别由专人保管，按规定用途使用。严禁一人保管支付款项所需得全部印章，严禁在任何空白合同上加盖银行预留印鉴。
第八章 固定资产管理
第三十五条 固定资产是指一般设备单价在2000元以上、专用设备单价在1500元以上，使用期限在一年以上，并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产。单位价值虽未达到规定标准，但是耐用时间在一年以上的大批同类物资，也作为固定资产管理。
第三十六条 会计负责编制固定资产明细账，对固定资产进行价值管理。固定资产管理员对固定资产进行实物管理，对固定资产统一制作标签，标明编号、采购日期、产品名称、使用部门等信息，在资产采购、领用、退库、报废等环节，应办理固定资产入库或出库手续，并提交会计人员相应单据。资产因维修、部分拆除、改造、升级等原因价值发生变化的，要同时传递会计人员相应单据。
第三十七条 固定资产配置
固定资产配置是指根据协会内各部门履行职能的需要，通过购置或者调剂等方式为各部门配备资产的行为。资产配置应当符合以下条件：
1.现有资产无法满足各部门履行职能的需要。
2.难以与其他部门共享、共用相关资产。
第三十八条 固定资产的配置程序
（一）上文申请。申请人提出采购申请，申请中须列明需要追加配置资产的理由，资产存量使用情况，拟配置资产的规格型号、数量及功能要求，拟购置资产的预算金额等情况。
（二）审批权限。采购申请需根据资产金额上报相应主管领导签批，审批后方可进行采购。须采购的固定资产总价1万元以下（含1万元），由协会秘书长审批；资产总价1万元以上5万元以下（含5万元）需上级主管单位主管馆长审批；资产总价5万元以上需协会法人审批。
第三十九条 固定资产的使用
（一） 固定资产的使用应遵循“谁使用，谁保管”的原则，对资产的完整和安全负责。个人使用的固定资产由个人负责保管；各部门共用的资产由各部门科组长负保管责任；部门共用的资产由部门财产管理员负保管责任。协会秘书长对协会固定资产的使用及保管工作负总责。
固定资产管理员对协会秘书长负责。固定资产管理员负责本部门在用资产的保管、账实核对和填写统计报告；财产管理员应对本部门在用的固定资产进行定期盘点，并将盘点结果如实上报协会负责人，对其中账实不符的事项要查明原因并作书面说明；办理本部门使用资产的领用、转移、退库、报废等日常手续；财产管理员发生变动的，须将经新、老财产管理员和协会负责人共同签字的书面说明进行备案。
（二）固定资产使用人应爱护资产，按程序操作，未经部门领导批准，任何人不得私自拆卸资产。因各种原因导致在用资产标签损坏、遗失的，资产使用部门财产管理员要及时报告财务部，由固定资产管理部门重新粘贴。
（三）下列固定资产须办理资产退库手续：
1.未使用、不需用的固定资产。
2.购置固定资产用以更新或替换的原有使用资产。
3.已到报废期的固定资产。
4.损坏不能用的固定资产。
5.员工在不同部门间调动或办理离职手续，其个人使用的固定资产。如需留在原部门使用，需向固定资产管理部门申请，或办理使用人变更手续。
6.其他需要办理退库的固定资产。
（四）各部门使用人除按规定正常使用固定资产进行正常工作业务，不得擅自将本人或本部门在用固定资产出借、出租、对外担保或用作其它用途。部门财产管理员对本部门在用固定资产的使用情况负有监督职责，对违反规定使用固定资产的行为应加以制止，并及时上报部门负责人。
第四十条 固定资产处置
（一）固定资产处置，是指将占有、使用的固定资产进行产权转让或者注销产权的行为。处置方式包括出售、转让、对外捐赠、置换、报废、报损等。
（二）固定资产分为由国家图书馆出资配置的固定资产和根据工作需要自行购买的固定资产。
由国家图书馆出资配置的固定资产由国家图书馆国有资产管理处负责固定资产账务处理，协会仅有使用权，并对该部分资产进行日常管理，其退库、报废等程序均按《国家图书馆国有资产管理暂行办法》的相关规定执行。自行购买的固定资产，由协会负责固定资产账务处理，其退库、报废等程序均按本办法相关规定执行。
协会处置自行购买的固定资产，由协会秘书长、法定代表人审批，需报馆方审批的固定资产处置还应履行相应的审批程序。
可以进行处置的固定资产包括：
1.长期闲置不用的资产。
因技术原因并经过技术人员鉴定，已不能满足工作需要或按国家有关规定已超过使用年限的资产。
3.盘亏及非正常损失的资产。
4.依照国家有关规定需要处置的其他资产。
（四）经批准的固定资产处置事项由协会资产管理员集中处置，其他部门和个人不得擅自处置。未经批准的固定资产处置事项不得处置。
固定资产处置应遵循公开、公平、公正和竞争、择优的原则。处置固定资产数量较多或者价值较高的，应当通过拍卖等市场竞价方式公开处置。负责处置的固定资产处置收入统一交财务部，并须向财务部提供资产处置的明细清单，清单需协会负责人签字并盖公章确认。
（五）因丢失、被窃、使用不善等原因导致非正常损失的资产，使用部门要查明原因并形成书面说明报财务部，由协会以资产的折旧余额给予相关责任人经济处罚，必要时视情节轻重给予相关责任人降级或辞退处分。
第九章 往来款的管理
第四十一条 应收账款的管理：应按户分项管理，定期对应收账款、账龄和清收情况进行分析，提取坏账准备，并报相关部门主管、协会负责人、法定代表人，督促相关部门积极催收，避免形成坏帐。
应收账款的管理及坏账准备的提取，应按规定执行。
第四十二条 其他应收款的管理：应按户分项记账，要严格执行个人借款审批程序。
第四十三条 加强应付账款和其他应付款的管理，各部门每年末应与财务部及时核对余额，保证负债的真实性和准确性。要定期对应付而未付的款项查找原因，对确实无法付出的应付款项报协会秘书长和法定代表人批准后处理。
第四十四条 公司不对外提供任何担保业务。
第十章 财务报告与财务分析
第四十五条 财务报表包括资产负债表、损益表、现金流量表及其他附表。公司财务月报表应于次月15日内完成。
第四十六条 年末还应报送财务情况总结。主要内容包括：
（一）业务情况，资金增减及周转情况，财务收支情况等。
（二）财务会计方法变动情况及原因，对本期或下期财务状况变动有重大影响的事项；资产负债表制表日至报出日之间发生的对协会财务状况有重大影响的事项；以及为正确理解财务报表需要说明的其他事项。
第四十七条 财务分析是财务管理的重要组成部分，财务部应对财务状况和经营成果进行总结、评价和考核，通过财务分析促进增收节支，充分发挥资金效能，通过对财务活动不同方案和经济效益的比较，为领导或有关部门的决策提供依据。
第十一章 票据管理
第四十八条 本章所指的票据为税务机关印制的正规发票以及协会自行印制的收据等其他各类票据。
第四十九条 发票管理
（一）发票由专人管理，发票管理人员从税务机关领购发票，并负责保管和控制使用，定期向税务机关报送使用情况。
（二）发票使用部门向发票管理人员领用发票，使用时要填写《发票使用明细表》，将《发票使用明细表》和已开具的发票底联作为营业收入凭证附件。会计将发票底联作为收入凭证附单入账。如发票开具日期与营业收入缴款日期不一致，业务人员需告知财务人员具体发票所对应款项内容和日期。
（三）发票必须按编号顺序使用，每次打印发票后必须检查印刷号码与输出号码是否相同。发票的开具不准涂改、撕毁。如有退票或废票，应按税务局规定的发票退票及废票操作办法处理，并将处理后的退票和废票交回发票管理员核销。如发生丢失，必须及时报告发票管理人员候查，因此造成损失的由当事人赔偿。发票不得转借、转让，不得为其他单位或个人代开，只能对本协会的业务收取款项使用。任何人员不得将空白发票带离单位。
第五十条 如需使用收据及其他票据，应向票据管理人员领取。整本票据用完，应将底联整本交回票据管理人员，由票据管理人员统一管理。票据领用人应在《票据领用登记簿》上做好票据领用登记。
第十二章 会计档案管理
第五十一条 建立会计档案，包括对会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料都应建立档案，妥善保管。按《会计档案管理办法》的规定进行保管和销毁。
第五十二条 会计档案的保存：财务部负责保存会计档案，定期将财务部归档的会计资料，按顺序立卷存放。
第五十三条 会计档案保管期限分为永久保存和定期保存二类，保管期满需销毁时，应由协会秘书长、法定代表人在销毁申请单上签字，并报备上级主管部门审批。
会计档案保管期限不低于国家规定的保管年限。
