第一章  总则

第一条  为提升中国古籍保护协会（以下简称“协会”）团体标准化工作水平，根据GB/T 20000.6—2024《标准化活动规则第6部分：良好实践指南》、GB/T 20004.1—2016《团体标准化第1部分：良好行为指南》、GB/T 26162—2021《信息与文献文件（档案）管理概念与原则》、DA/T 22—2015《归档文件整理规则》《中国古籍保护协会团体标准管理办法（试行）》等文件，制定本办法。

第二条  协会团体标准化文件管理工作由协会团体标准研究专业委员会秘书处（以下简称“团标委秘书处”）负责。协会对团标委秘书处的文件管理工作进行指导和监督。

第三条  协会团体标准化文件管理的原则是支撑协会团体标准化活动，保障文件的真实性、可靠性、完整性和可用性。

第二章  文件管理的范围

第四条  纳入协会团体标准化文件管理范围的文件包括制度文件、团体标准化文件及草案、工作文件等。

第五条  制度文件包括但不限于：

——协会团体标准管理基础制度；

——协会团体标准制定程序、制定经费管理办法、知识产权管理制度、申投诉机制等；

——协会团体标准化发展规划和年度工作报告。

第六条  团体标准化文件及草案包括：

——协会团体标准的征求意见稿及征求意见公告；

——协会团体标准的送审稿；

——协会团体标准的报批稿；

——协会正式发布的团体标准及其发布公告。

第七条  工作文件包括但不限于：

——协会团体标准制修订项目建议书；

——协会团体标准制修订项目计划；

——协会团体标准草案对应的编制说明；

——征求意见和技术审查阶段的意见及其汇总处理表；

——协会团体标准制修订过程中的会议纪要和专家投票单。

第三章  文件的编号、归档和处置

第八条  协会正式发布的文件由协会按相关规定编制协会文号。其他文件可不编制文号。

第九条  协会团体标准化文件以纸质复制件的形式归档。

第十条  归档文件以件为单位装订并编制档号。一份文件的正文和全部附件为一件。档号为8位数字，由4位年号和4位件号组成。

第十一条  归档文件根据档号顺序编目。目录中著录的元数据包括档号、文号、责任者、题名、日期、页数、备注等。

第十二条  归档文件的保管期限一般为永久。不再具有保管价值的文件，由协会团标委秘书处上报协会，经同意后处置。

第四章  附则

第十三条  本办法与国家有关规定冲突时，按国家有关规定执行。本办法应根据国家有关规定适时修订。

第十四条  本办法自发布之日起施行。